Nota fiscal: um papelzinho muito importante. Quem nunca ficou com aquela dúvida na cabeça: “Por quanto tempo preciso guardar isso?” Existem tantos documentos para se preocupar, que é fácil se perder nas regras e prazos.
A obrigação de guardar as notas fiscais recai tanto sobre o contribuinte emitente quanto sobre o destinatário. Ou seja, tanto quem emite a nota fiscal quanto quem a recebe devem realizar o armazenamento adequado dos documentos. A contabilidade e a Secretaria da Fazenda (Sefaz), por sua vez, não têm a obrigação direta de guardá-los.
No caso das empresas, a legislação determina que elas devem guardar as notas fiscais, tanto as emitidas quanto as recebidas, por um período mínimo de 5 anos.
Para os emitentes, a obrigação é manter armazenado apenas o arquivo XML das notas fiscais emitidas. Esse arquivo contém todas as informações necessárias para comprovar a operação comercial.
Já para os destinatários, a regra pode variar dependendo da situação:
- Se o destinatário é uma empresa credenciada para emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NFe), ele só precisa manter sob sua custódia o arquivo XML e isso ocorre porque a empresa tem a capacidade de gerar suas próprias notas fiscais eletrônicas.
- No caso em que o destinatário não é um contribuinte credenciado para emitir NFe, ele pode optar por manter o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) relacionado à NFe. Essa situação é mais comum em vendas para pessoas físicas, por exemplo.
É importante ressaltar que, independentemente da condição do destinatário, o emitente é obrigado a fornecer o arquivo XML da NFe ao destinatário, garantindo que todas as informações necessárias estejam disponíveis para ambas as partes.
Então, é essencial guardar o arquivo XML das notas fiscais pelo período mínimo determinado por lei e manter sua integridade. Lembre-se de adotar métodos de armazenamento seguros, como a digitalização e o armazenamento em formato eletrônico, seja em servidores próprios ou em serviços de nuvem confiáveis.
É obrigatório guardar nota fiscal?
Sim, para as empresas, a legislação determina que elas são obrigadas a manter as notas fiscais emitidas e recebidas por um período mínimo de 5 anos. Isso é importante para fins de fiscalização, auditoria e controle contábil, já que as notas são documentos fundamentais para comprovar transações comerciais e para o cumprimento das obrigações fiscais.
Já para os consumidores, embora não exista uma obrigatoriedade geral de guardar as notas fiscais de compras pessoais, é recomendado que você as mantenha por um tempo, especialmente para garantir seus direitos como consumidor em caso de trocas, devoluções ou reclamações sobre produtos ou serviços adquiridos.
Por que preciso guardar a nota fiscal?
É durante o período de 5 anos que o fisco pode solicitar os documentos para conferência e se a empresa não possuir as notas solicitadas, ela pode ter que arcar com multas. Além disso, é dentro desse prazo que o Governo pode vir a cobrar as dívidas que estejam atrasadas.
Como guardar uma nota fiscal de forma segura?
É importante ter em mente que a responsabilidade pelo armazenamento das NFes recai sobre a própria empresa, e não sobre a Secretaria da Fazenda (Sefaz), então, em caso de perda ou extravio dos documentos, a Sefaz não é responsável por disponibilizar cópias ou recuperar os arquivos.
Dessa forma, é fundamental adotar uma abordagem segura e prática para o armazenamento das NFes. Embora o armazenamento em computadores ou pen drives seja uma opção, é importante estar ciente dos riscos associados a esses dispositivos, como possíveis danos, perdas ou extravios.
Uma excelente alternativa para salvar seus documentos de maneira segura é utilizar o armazenamento em nuvem. Ao armazenar as NFes na nuvem, você garante maior segurança e facilidade no acesso aos documentos quando necessário. A nuvem oferece recursos de criptografia e backup automatizado, protegendo os dados contra perdas e mantendo-os disponíveis a qualquer momento e de qualquer lugar com conexão à internet.
Qual a diferença entre EBIT e EBITDA?
O que acontece se não guardar a nota fiscal?
Se uma empresa contribuinte não puder comprovar o pagamento dos tributos à Receita Federal, ela será obrigada a pagar novamente o imposto, acrescido de multa de até 20% do valor questionado pelo Fisco, além dos juros da taxa básica de juros (Selic).
A multa por cada arquivo XML de nota fiscal perdido pode chegar a mil reais ou até mais. Esse valor é significativo, especialmente considerando a quantidade de notas fiscais emitidas e recebidas diariamente.
É importante destacar que, sem a nota fiscal de recebimento, uma empresa não poderá vender os equipamentos e outros bens que adquiriu, pois não terá como comprovar ao comprador a legalidade daquela transação. Além disso, a empresa não terá quaisquer garantias sobre os bens que foram adquiridos.
À medida que o volume de notas fiscais aumenta, se não forem adotadas estratégias eficazes para a guarda e conservação desses documentos, as empresas podem enfrentar sérios problemas, como serem autuadas por sonegação fiscal, ter descontroles na contabilidade e cometer erros estratégicos.
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