Não importa qual o tamanho do seu empreendimento. Toda empresa precisa prestar contas e pagar os devidos impostos referentes à sua produção ou prestação de serviço, certo? E existem diferentes documentos necessários para fazer esse controle — um dos mais importantes é a nota fiscal.
Apesar de ser muito conhecida, nem todos os empreendedores sabem ao certo o que é e para que serve uma nota fiscal. Esse desconhecimento pode fazer com que a empresa tenha diversos problemas e prejuízos.
Portanto, para evitar esse tipo de incômodo, acompanhe a leitura deste texto e compreenda o que é a nota fiscal e por que ela é tão importante!
Vamos lá?
O que é uma nota fiscal?
Antes de conhecer a utilidade de uma nota fiscal, é necessário compreender o conceito e de que forma esse documento está presente na realidade de todo empreendimento. Isso acontece porque ele é um mecanismo central no controle financeiro e prestação de contas da empresa.
Dessa forma, podemos dizer que a nota fiscal (NF) é um registro oficial que tem como função registrar todas as vendas e serviços prestados por uma companhia. Sempre que você receber um pagamento na empresa, é necessário emitir uma NF para o cliente.
É importante que a nota seja sempre emitida de acordo com as informações do cliente que consumiu os produtos ou serviços oferecidos pela empresa. Caso não seja possível ter acesso a essas informações, é necessário consultar o órgão responsável (geralmente, a prefeitura).
Quais são os tipos de nota fiscais?
Além de fazer o registro das vendas e prestações de serviço de acordo com cada cliente, também é necessário emitir suas notas fiscais a partir do modelo correto. No Brasil, existem três tipos de notas mais utilizados, sendo eles:
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): deve ser usada por empresas que prestam serviços, como oficinas mecânicas, seguradoras, academias, etc.;
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): normalmente utilizada por negócios que trabalham com varejo. Nesse sentido, a nota substitui o cupom fiscal eletrônico;
- Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e): modalidade utilizada por empreendimentos que vendem produtos físicos. Esse tipo de nota vale tanto para lojas físicas como para lojas online.
Vale a pena lembrar que esses são os tipos de notas fiscais mais comuns. Se a atividade de sua empresa não puder ser enquadrada dentro desses modelos, é necessário contatar o órgão responsável para saber qual é a nota adequada à sua situação.
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Para que serve uma nota fiscal?
Agora você compreende melhor o que é uma nota fiscal e quais os modelos comuns no Brasil. Mas, afinal, para que serve esse documento? E por que ele é indispensável para garantir a prosperidade de um negócio?
Um ponto relevante é que a nota fiscal serve para regularizar todos os tributos referentes ao exercício da empresa. Isso significa que é por meio da emissão desse documento que a companhia pode comprovar sua regularização e legalidade frente à fiscalização, o Fisco.
Logo, a partir das notas fiscais será possível certificar que todos os serviços prestados e as mercadorias vendidas pela companhia estão dentro da legalidade e com o registro em dia.
Além disso, existem sérios riscos para quem não emite corretamente suas notas fiscais. Por outro lado, quem faz a prestação de contas correta pode ter uma série de benefícios. Confira!
Riscos de não emitir nota fiscal
Quando a fiscalização descobre que uma empresa não emite corretamente as notas fiscais, o empreendimento terá uma série de problemas.
Além de ter que pagar multas e haver risco de prisão dos responsáveis, a imagem da companhia é prejudicada frente ao público. E você não deseja que isso aconteça com o seu negócio, não é mesmo?
Benefícios em emitir nota fiscal
Por outro lado, quem trabalha de acordo com a legislação e emite suas notas fiscais de forma correta conta com benefícios. Por exemplo:
- aumento da credibilidade da empresa no mercado;
- garantia da qualidade do produto fornecido ao cliente;
- facilidade para organizar a situação contábil do negócio;
- maior compreensão da realidade financeira, permitindo melhor planejamento estratégico;
- otimização da rotina contábil.
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O que diz a legislação?
Como você viu, a emissão de notas fiscais é uma obrigação que precisa ser seguida por empresas para evitar problemas com o Fisco e garantir seu funcionamento dentro da legalidade e regulamentação. Por isso, é válido conhecer a legislação que trata da emissão do documento.
Praticamente todas as empresas devem emitir suas notas de acordo com a Lei nº 8.846/94, que dispõe sobre a emissão de documentos fiscais e o arbitramento da receita mínima para tributação. Contudo, existe uma exceção para Microempreendedores Individuais (MEI).
No caso do empreendedor MEI, é necessário seguir uma regra específica sobre a nota fiscal. Segundo ela, o empresário é obrigado a fornecer nota fiscal apenas quando prestar serviços para pessoas jurídicas (PJ) ou quando um cliente pessoa física solicitar a nota.
Como emitir uma nota fiscal corretamente?
Você acompanhou até aqui o que é e para que serve uma nota fiscal. Mas, além de ter conhecimento sobre essas informações, também é fundamental saber como emitir de forma correta o documento, mantendo sua empresa regularizada.
Nesse sentido, é necessário levar em consideração que não existe um layout padrão para a emissão de notas fiscais. Na verdade, cada município possui seus próprios portais de emissão, sendo necessário conhecer o passo a passo da sua cidade.
Contudo, embora o layout varie de região para região, as informações que precisam estar presentes nas notas geralmente são semelhantes, tais como:
- CNPJ da empresa emissora;
- Nome e endereço da organização que está prestando o serviço;
- Data da operação;
- Valor da transação;
- Descrição dos bens ou serviços;
- Impostos e tributos de acordo como regime de tributação adequado;
- Dados do cliente;
- Detalhes da forma de pagamento.
Um ponto importante que merece destaque é que nem sempre a emissão de notas fiscais é um processo simples. Dependendo das exigências de estados e municípios, ele pode ser trabalhoso. Ainda assim, é fundamental não negligenciar o processo de emissão e manter seu negócio sempre em dia com a legislação, combinado?
Agora você viu que compreender o que é uma nota fiscal e para que ela serve é fundamental para garantir o bom funcionamento de um empreendimento. Afinal, o documento é obrigatório e deve ser emitido com organização para proporcionar vantagens e evitar dificuldades na empresa.
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