Listar os produtos em estoque é uma atividade essencial para o sucesso de uma empresa. Isso porque a prática previne diversos problemas que podem causar prejuízos, como falta de mercadoria e possíveis extravios. Portanto, é importante que o gestor saiba o que é inventário de estoque.
Esse procedimento permite acompanhar a entrada e saída de mercadorias do estoque do negócio. Assim, um controle eficiente ajuda a administrar melhor sua micro ou pequena empresa. Logo, entender esse conceito e saber como você pode aplicá-lo no seu empreendimento é indispensável.
Neste artigo, você entenderá o que é inventário de estoque e conhecerá 4 passos para realizar a contagem de mercadoria no seu negócio. Confira!
O que é um inventário de estoque?
Inicialmente, vale entender que um inventário de estoque é o processo de contagem dos produtos físicos disponíveis na empresa. Ele permite ao gestor saber exatamente a quantidade de itens estocados no depósito, trazendo diversos benefícios para a gestão adequada do estabelecimento.
Existem diversos tipos de inventário de estoque. Conheça os principais a seguir:
Inventário rotativo
Esse tipo de inventário propõe a contagem das mercadorias conforme uma frequência pré-definida. O período pode variar entre diário, semanal e mensal.
Normalmente, a empresa adota esse modelo quando tem alta rotatividade de itens ou para identificar possíveis problemas — como perdas, extravios e roubos.
Inventário periódico
Os negócios que usam esse tipo de inventário realizam a contabilização dos itens em intervalos previamente estabelecidos. Eles podem ser semanais, quinzenais, mensais e trimestrais. O inventário periódico costuma ser usado pelas empresas com menores movimentações de estoque.
Inventário anual
O inventário de estoque anual é realizado ao final de cada ano fiscal. Ele ajuda o gestor a fazer o encerramento contábil da empresa. Esse é um procedimento realizado para definir se houve lucro ou prejuízo no período em questão.
Inventário parcial
Aqui, a contagem é realizada somente em uma parte do estoque, devido à quantidade e a diversidade de produtos. Assim, é preciso ter um controle maior sobre as mercadorias mais estratégicas para o negócio.
Inventário geral
O inventário geral é o mais completo entre os tipos. Isso porque ele não abrange somente todos os itens estocados, como também os bens da empresa — maquinários, utensílios, materiais de consumo, equipamentos, etc. Normalmente, ele é feito ao final do ano fiscal.
Por que fazer um inventário de estoque?
Após entender o que é um inventário de estoque e conhecer seus tipos, é hora de saber por que fazer um inventário no seu empreendimento.
Entre as principais razões para fazer um inventário de estoque, destacam-se:
Compras mais precisas
Quantificar o estoque permite que a empresa realize compras mais precisas. Esse procedimento mantém atualizadas as informações sobre os produtos armazenados. Com isso, é possível prever melhor as necessidades de compra para um determinado período.
Rápida identificação de problemas
Fazer regularmente a contagem de estoque permite a você a rápida identificação de problemas. Por meio dela, é viável encontrar inconsistências entre as informações físicas e os dados do sistema de gestão. Assim, há como tomar decisões em tempo hábil para evitar dificuldades maiores.
Prevenção a perdas de potenciais clientes
Além disso, o inventário ajuda a prevenir a perda de potenciais clientes. Ao prever melhor suas necessidades de compra, o estoque será o suficiente para atender a eventuais pedidos. Com isso, você não corre o risco de perder vendas e deixar o cliente insatisfeito por indisponibilidade de produto.
Como fazer o inventário de estoque em 4 passos?
Agora que você entende a importância do inventário de estoque para o seu negócio, é o momento de aprender como fazê-lo de maneira eficiente. Por isso, veja a seguir 4 passos simples e práticos que podem ajudar nessa tarefa.
Confira!
1. Defina o tipo de inventário
O primeiro passo para fazer um inventário de estoque é definir o tipo a ser utilizado. Afinal, como você viu, cada modelo tem finalidades diferentes. Logo, é preciso definir o tipo ideal para sua empresa. Para tanto, é necessário considerar diversos fatores.
Entre eles, vale destacar o tamanho do estoque, a dinâmica da logística e o objetivo do gerenciamento. Ainda, é essencial avaliar a estrutura da equipe para saber há tem pessoal suficiente para fazer o inventário na frequência pretendida — sem prejudicar a rotina de trabalho.
2. Determine a equipe responsável
Após definir o tipo de inventário, é necessário selecionar os colaboradores que participarão da contagem. Nesse sentido, você deve escolher pessoas que possuem o perfil adequado para o trabalho, pois ele exige bastante concentração e alto nível de detalhamento.
Além disso, é interessante dividi-los em equipes e definir um líder para cada uma delas. Desse modo, fica mais fácil delegar tarefas, coordenar os trabalhos e sanar as dúvidas — agilizando a contagem do estoque e minimizando a ocorrência de erros.
3. Classifique os produtos
Em seguida, é preciso criar categorias para os itens em estoque. Isso porque a categorização facilita o processo de contagem de mercadorias. Afinal, ao identificar os produtos conforme suas características ou finalidades, é possível agrupá-los, tornando o procedimento mais funcional.
Caso sua empresa possua uma ampla variedade de itens, é interessante criar subcategorias para especificá-los com maior precisão. Depois de classificar os produtos, vale criar códigos para eles. Dessa forma, há como registrar os dados mais facilmente na etapa final.
4. Faça a contagem e compile os dados
O próximo passo é realizar a contagem da mercadoria, conforme o tipo de inventário definido. Porém, antes de começar, organize o espaço físico. Assim, fica mais fácil otimizar a rotina de trabalho.
Depois, é o momento de começar a contar o estoque. Nessa etapa, aproveite para conferir a data de vencimento e o estado de conservação dos produtos. Esse controle contribui para a redução de perdas de estoque — o que poderia acarretar prejuízos.
Para finalizar, basta registrar as informações manualmente, utilizando planilhas eletrônicas ou com o apoio de um sistema de gerenciamento de estoque. Assim, com base nessas informações, o gestor pode tomar decisões mais estratégicas para o negócio.
Agora que você sabe o que é inventário de estoque, pode entender que o procedimento é fundamental para as empresas que lidam com estoques de produtos. Portanto, não deixe de seguir esses 4 passos para a contagem de mercadorias no seu empreendimento!
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