A gestão de estoque é o processo de controlar a quantidade, localização e status dos produtos armazenados por uma empresa. Gerenciar adequadamente o estoque é necessário para manter as operações fluidas, minimizar custos e atender à demanda do cliente.
A gestão de estoque é o pilar que sustenta muitas empresas bem-sucedidas. Trata-se do processo de monitorar e administrar os produtos armazenados, garantindo equilíbrio entre oferta e demanda.
Com práticas sólidas de gestão de estoque, empresas reduzem desperdícios, otimizam custos e elevam a satisfação do cliente.
Neste artigo, veremos tudo sobre gestão de estoque e exploraremos métodos eficazes de implementação. Vamos lá?
O que é gestão de estoque?
A gestão de estoque envolve a coordenação precisa entre a aquisição de mercadorias, seu armazenamento, registro, controle e eventual distribuição ou venda.
Isso garante que os produtos estejam disponíveis quando os clientes os desejam, ao mesmo tempo que minimiza os custos associados ao excesso de estoque ou à falta dele.
O processo de gestão engloba algumas decisões fundamentais a seguir:
- Qual produto abastecer?
- Em que quantidade?
- Quando efetuar o reabastecimento?
💡Leia também: O que é gestão financeira e como funciona?
Por que fazer uma boa gestão de estoque é importante?
Uma gestão de estoque eficaz não se resume a uma tarefa administrativa. Na verdade, ela desempenha um papel central na saúde e prosperidade de qualquer empresa.
Quem já enfrentou perdas devido à falta de controle rigoroso sobre os produtos reconhece a urgência de uma gestão de estoque sólida.
A gestão de estoque assegura continuidade nas operações. Com os insumos necessários sempre à mão, o negócio evita interrupções inesperadas que poderiam prejudicar a produção ou venda de produtos.
Os clientes, por sua vez, valorizam e se sentem mais satisfeitos quando encontram o que estão procurando.
Afinal, nada gera mais frustração do que querer algo e descobrir que está fora de estoque. Essa disponibilidade não apenas gera satisfação imediata, mas também constrói lealdade à marca a longo prazo.
Além disso, o estoque é um dos maiores investimentos de muitas empresas. Gerenciá-lo de forma adequada é sinônimo de otimização do capital de giro. Ao mesmo tempo, o desperdício associado à obsolescência ou deterioração dos produtos é reduzido, e evitam-se compras emergenciais.
Em um ambiente de mercado altamente competitivo, ter uma gestão de estoque eficiente pode se tornar um diferencial. As empresas que conseguem responder rapidamente às demandas flutuantes do mercado costumam estar um passo à frente da concorrência.
Qual é o objetivo da gestão de estoque?
Os principais objetivos na gestão de estoque são:
- Garantir um alto nível de atendimento e satisfação da demanda com mercadorias disponíveis;
- Diminuir os custos totais associados ao armazenamento, seja por meio do aumento do giro de estoque ou da redução dos investimentos e despesas associados;
- Aprimorar a eficiência operacional nos processos de suprimento, minimizando custos.
No entanto, é importante ressaltar que esses objetivos frequentemente entram em conflito. Ao focar intensamente em um, é possível que os outros sejam comprometidos.
Nesse cenário, a gestão de estoque surge como a capacidade de equilibrar esses objetivos, definindo estratégias e estabelecendo prioridades corretamente.
Quais são os principais tipos de estoque?
O estoque, basicamente, abrange todos os bens e materiais mantidos por uma organização para uso em produção ou venda. No entanto, nem todos são iguais.
Dependendo da sua natureza, uso pretendido e estágio no ciclo de produção ou venda, eles são classificados em diferentes tipos. Vamos ver?
Estoque de antecipação
Trata-se de uma reserva preventiva de produtos ou matérias-primas. As empresas estocam produtos antecipando picos sazonais de demanda ou potenciais escassez.
Por exemplo, uma loja de brinquedos pode estocar mais produtos antes do Natal, prevendo uma alta demanda.
Estoque consignado
Nesse modelo, os produtos estão na loja, mas ainda pertencem ao fornecedor original. A loja só paga pelo produto quando ele é vendido ao cliente final. É uma maneira de oferecer variedade sem investir muito dinheiro antecipadamente.
Estoque inativo
São itens que não são vendidos ou usados há muito tempo, como modelos antigos ou produtos fora de moda. É um desafio para as empresas, pois amarra recursos que poderiam ser usados de forma mais produtiva.
Estoque de ciclo
Referente a produtos que são produzidos e vendidos em ciclos. Por exemplo, uma fábrica produz 100 unidades de um item por semana, e essas unidades são vendidas ao longo da semana. Esse estoque varia conforme o ciclo de vendas.
Dropshipping
É uma modalidade moderna de gestão de estoque e vendas. Aqui, o varejista atua mais como um intermediário.
Quando você compra um produto em uma loja virtual que trabalha com dropshipping, ela repassa o pedido a um fornecedor, que é responsável pelo envio direto ao cliente. Assim, o varejista não precisa manter um grande estoque, pois não é ele quem faz o envio do produto.
Estoque de segurança
É uma estratégia usada pelas empresas para se protegerem contra variações imprevistas na demanda ou possíveis atrasos na reposição de produtos.
Se uma empresa percebe que há períodos do mês ou do ano em que a demanda por um produto específico tende a aumentar inesperadamente, manterá uma quantidade adicional desse produto em estoque.
Essa abordagem garante que essa demanda inesperada seja atendida sem a necessidade de pedidos de emergência, que geralmente são mais caros e menos eficientes.
Estoque de contingência
É mantido para lidar com situações imprevistas que vão além das flutuações normais da demanda.
Estamos falando de eventos maiores e mais imprevisíveis, como desastres naturais, greves trabalhistas ou interrupções significativas na cadeia de suprimentos.
Esse estoque age como uma salvaguarda contra circunstâncias que podem paralisar completamente a produção ou a distribuição de um produto.
Quais são os principais métodos de gerenciamento de estoque?
O gerenciamento de estoque é essencial para qualquer negócio, e diferentes métodos são aplicados para otimizar esse processo. Veja os principais:
Método do preço específico
Essa técnica avalia cada unidade de estoque individualmente com base em seu custo ou preço específico. Embora rigoroso, e não recomendado para varejistas com alta rotatividade de estoque, é útil quando se deseja determinar o seu valor exato.
Curva ABC
A Curva ABC classifica os itens de estoque em três categorias, de acordo com seu valor de contribuição, geralmente definido pela combinação de custo por item e volume de vendas ou uso.
- Categoria A: são os itens de maior valor. Eles representam, em geral, cerca de 20% dos diferentes itens em estoque, mas contribuem para cerca de 80% do valor total do estoque. Devem receber a atenção mais rigorosa em termos de controle de armazenamento;
- Categoria B: os itens nesta categoria têm um valor intermediário. Podem compor cerca de 30% dos itens e representar em torno de 15% do valor total do estoque. Têm uma importância média e, por isso, um controle intermediário é aplicado a eles;
- Categoria C: são de menor valor. Aproximadamente 50% dos itens podem cair nesta categoria, mas eles contribuem para apenas cerca de 5% do valor total do estoque. Podem ter controles menos rigorosos e revisões menos frequentes.
PEPS (Primeiro a entrar, primeiro a sair)
Seguindo este método, os primeiros itens adicionados ao estoque são os primeiros a serem vendidos ou utilizados. Isso ajuda a evitar a obsolescência e garante um fluxo constante de inventário.
UEPS (Último a entrar, primeiro a sair)
Contrário ao PEPS, os itens mais recentes são vendidos primeiro. No entanto, esse método não é amplamente aceito devido às implicações contábeis e fiscais.
Custo médio
Nesse método, o custo das mercadorias vendidas e o valor do estoque são baseados na média ponderada de todos os custos de compra até a data da venda.
O custo médio também pode ser fixo. Se essa abordagem for escolhida, uma única média deve ser usada no inventário contínuo, e as vendas intermediárias não devem ser levadas em conta.
Método do preço de venda a varejo
Aqui, os estoques são avaliados com base no preço de venda. Posteriormente, é calculado o valor dos estoques finais a preços de custo, eliminando as margens de lucro.
Método just in time (JIT)
Visa reduzir os custos minimizando o estoque e produzindo produtos apenas quando necessário ou quando solicitado pelo cliente. Ele reduz os custos de manutenção de estoque e aumenta a eficiência.
Método de reposição contínua
A ideia aqui é reabastecer o estoque assim que ele atinge um certo nível, independentemente da demanda. Isso ajuda a garantir que sempre haja estoque disponível.
Método do lote econômico
A empresa define a quantidade ideal de estoque levando em conta tanto os gastos de armazenagem quanto os de solicitação.
Os gastos de armazenagem podem incluir coisas como o custo de aluguel ou manutenção do espaço, os salários dos trabalhadores e até mesmo custos associados à deterioração ou obsolescência de produtos armazenados por períodos mais longos.
Já os gastos de solicitação envolvem os custos associados à encomenda de novos produtos ou materiais, como o processamento de pedidos, transporte, recebimento e inspeção dos itens. O objetivo é determinar um volume que otimize a redução dos gastos totais.
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Como fazer uma boa gestão de estoque?
Administrar de forma eficiente o estoque de uma empresa é importante para garantir uma operação fluida, custos otimizados e satisfação do cliente.
Confira algumas dicas para fazer uma boa gestão:
1. Mantenha registros precisos
Manter um controle rigoroso das entradas e saídas não é apenas uma tarefa administrativa, mas uma necessidade estratégica.
Registros precisos evitam empecilhos, ajudam a prever demandas futuras e minimizam perdas. Além disso, eles fornecem insights valiosos sobre tendências de vendas, ajudando na tomada de decisões de compra.
2. Realize inventários periódicos
Inventários regulares garantem que os dados registrados no sistema estejam alinhados com o estoque físico.
Ao detectá-las cedo, as empresas podem evitar problemas como vendas perdidas ou excesso de estoque. A frequência do inventário pode variar de acordo com a natureza do negócio, mas é preciso manter a consistência.
3. Acompanhe o giro dos produtos
Entender a rotatividade dos produtos é necessário para otimizar o capital de giro e garantir a disponibilidade deles.
Acompanhar esta métrica ajuda na previsão de demanda, identifica produtos menos populares e permite uma reposição eficiente, reduzindo custos de armazenagem.
4. Evite a falta ou excesso
Ter pouco ou muito estoque são ambos cenários problemáticos. Enquanto o primeiro pode resultar em vendas perdidas, o segundo pode levar a desperdícios, especialmente para produtos perecíveis.
Portanto, encontrar o equilíbrio é fundamental para a saúde financeira e a reputação da empresa.
5. Tenha um cadastro padronizado
Um sistema unificado e padronizado evita confusões, duplicações e erros que podem comprometer o processo de vendas.
Ao estabelecer padrões claros para codificação e descrição, os negócios garantem que o processo de pedido e venda seja mais fluido.
6. Integre o setor de estoque
A comunicação eficaz entre o estoque, vendas e setor de compras pode otimizar a eficiência operacional.
Sistemas integrados oferecem uma visão unificada do armazenamento, garantindo que as equipes estejam alinhadas em seus objetivos e decisões.
7. Automatize processos
Em um cenário comercial moderno, depender de sistemas manuais para administrar o estoque pode não apenas ser ineficiente, mas também propenso a erros.
Sistemas automatizados de gestão de estoque oferecem várias vantagens:
- Redução de erros manuais: a entrada manual de dados pode levar a erros que, ao longo do tempo, podem ter consequências significativas para o negócio. Um sistema automatizado elimina esses erros ao registrar transações em tempo real;
- Análise e relatórios em tempo real: Ter acesso a dados atualizados permite que os gestores tomem decisões informadas rapidamente, seja para reabastecer o estoque, identificar produtos de baixo desempenho ou analisar tendências de vendas;
- Eficiência operacional: a automação agiliza processos, desde o recebimento de mercadorias até a venda, permitindo uma movimentação de produtos mais rápida e melhor;
- Flexibilidade e escalabilidade: sistemas modernos de gestão são flexíveis e podem ser adaptados ou expandidos conforme o negócio cresce, garantindo que as necessidades da empresa sejam sempre atendidas;
- Facilita a tomada de decisões: Com dados prontamente disponíveis, as decisões podem ser tomadas mais facilmente, assim como o planejamento de estratégias de compra, venda e promoção.
8. Saiba que organização é a chave
Um estoque bem organizado não só melhora a eficiência, mas também reduz a possibilidade de erros.
Garantir que cada item tenha um local designado, sinalizar claramente as seções e manter o espaço limpo são práticas essenciais que influenciam diretamente a produtividade.
9. Estabeleça processos de recebimento eficientes
A verificação no momento do recebimento pode evitar muitos problemas depois. Seja a entrega de produtos defeituosos, quantidades erradas ou danos no transporte, identificar contratempos rapidamente evita complicações futuras.
10. Selecione fornecedores estrategicamente
Parcerias fortes com fornecedores podem ser um diferencial competitivo. Isso não só permite negociações de preço mais favoráveis, mas garante a continuidade do fornecimento e a qualidade dos produtos.
Diversificar fornecedores é uma boa estratégia para evitar dependências e garantir flexibilidade.
Quais os riscos de não fazer gestão de estoque?
A gestão de estoque é uma peça fundamental para o sucesso de qualquer negócio que lida com bens físicos.
Negligenciar essa área pode trazer diversos problemas que afetam não apenas o funcionamento diário da empresa, mas também sua saúde financeira e reputação no mercado. Aqui estão os principais riscos associados à falta de uma gestão adequada:
Excesso de estoque
Ter um estoque excessivo pode levar a:
- Desperdício de recursos: dinheiro que poderia ser utilizado em outras áreas fica “parado” em mercadorias que não estão sendo vendidas;
- Obsolescência de produtos: itens que não são vendidos a tempo podem se tornar obsoletos ou passar da validade, resultando em perdas;
- Custos de armazenamento: manter um grande volume de itens exige mais espaço de armazenamento, o que pode gerar custos adicionais;
Estoque insuficiente
A falta de produtos pode causar:
- Perda de vendas: sem os produtos, a empresa corre o risco de perder vendas, o que afeta diretamente a receita;
- Danos à reputação: clientes insatisfeitos podem buscar alternativas e compartilhar suas experiências negativas.
Problemas de fluxo de caixa
O dinheiro preso em estoque não vendido pode afetar o fluxo de caixa, limitando a capacidade da empresa de fazer investimentos ou lidar com despesas emergenciais. Por isso, é importante monitorar e ter as suas finanças organizadas em uma planilha ou em um software de gestão financeira.
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Falta de informações precisas
Sem uma gestão de estoque, a empresa pode não saber quais produtos têm maior saída, dificultando o planejamento de compras.
Além disso, erros em pedidos ou falta de produtos necessários podem passar despercebidos.
Desperdício
Uma gestão de estoque deficiente pode acarretar diversos tipos de desperdícios, resultando em perdas financeiras significativas e problemas operacionais.
Quando os produtos são perdidos, roubados ou danificados e essas ocorrências não são devidamente registradas ou compensadas, a empresa enfrenta desafios que vão além das perdas imediatas.
Perda de oportunidades de negócio
Ao não ter produtos disponíveis para promoções ou eventos sazonais, a empresa pode perder oportunidades valiosas de aumentar as vendas.
Se uma empresa não tem produtos suficientes em estoque para atender a demanda gerada por uma promoção, ela não apenas deixa de ganhar com as vendas imediatas, mas corre o risco de decepcionar seus clientes.
Tudo pronto para fazer uma gestão de estoque?
Agora você já sabe que ter uma boa gestão de estoque é essencial para o sucesso do negócio, já que ela pode afetar diretamente a saúde e a lucratividade da sua empresa.
No entanto, ter um controle eficiente do estoque é apenas uma parte da gestão financeira. Para garantir uma boa operação, é fundamental que seu fluxo de caixa esteja sempre equilibrado, permitindo compras estratégicas e investimentos necessários.
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