O fechamento de caixa é uma tarefa essencial para as operações de qualquer empreendimento. Afinal, ele traz um controle financeiro sobre as entradas e saídas, verificando se o saldo ao final do expediente está correto.
Logo, o processo exige atenção para identificar eventuais problemas e evitar perdas financeiras que podem surgir. Então, aprender a fechar o caixa de forma eficiente é fundamental para reduzir as chances de ter prejuízos.
Ficou interessado no assunto? Continue a leitura e confira 5 dicas para fazer o fechamento de caixa da sua empresa da forma correta.
Vamos lá?
Qual a importância do fechamento de caixa?
No ambiente empresarial, o fechamento de caixa é um processo que ajuda a ter um controle financeiro realmente eficiente. Esse procedimento deve fazer parte da rotina para que seja possível visualizar as movimentações financeiras.
Dessa forma, a gestão financeira e o fluxo de caixa ficam adequados e com menos chances de erros. Isso também ajuda a evitar variações nos valores do caixa. Se o total disponível no caixa é maior que o esperado, por exemplo, pode significar que ocorreu falha na precificação ou na cobrança de clientes.
Por outro lado, se o valor encontrado no fechamento for menor que o esperado, é possível identificar falhas de controle, erros de cobrança ou retiradas inesperadas, por exemplo. Em todos os casos, o fechamento rotineiro permite identificar as falhas no mesmo dia.
Assim, a empresa tem a oportunidade de corrigir o problema rapidamente, de modo a evitar consequências financeiras mais graves.
Ademais, o fechamento permite entender se as operações têm acontecido de acordo com o previsto e se houve o pagamento das contas necessárias ao longo dos dias. Essas informações também podem ser úteis para analisar o desempenho comercial em determinadas épocas do ano.
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Quais problemas o fechamento de caixa incorreto pode gerar?
Como você viu, um fechamento de caixa incorreto pode causar consequências indesejáveis para o empreendimento. Sem um processo adequado e frequente, há o risco de ter prejuízos graves, que podem prejudicar a saúde financeira do negócio.
Isso pode influenciar até mesmo a tomada de decisão. Um caixa erroneamente elevado, por exemplo, pode dar a impressão de que os resultados foram mais positivos do que os obtidos. Nesses casos, é possível que você opte por assumir gastos que não se encaixam realmente no orçamento.
A falta de fechamento de caixa também aumenta os riscos de desvios e fraudes financeiras. Afinal, a ausência de controle dificulta a identificação de inconsistências no caixa, ampliando os prejuízos.
Além disso, as dificuldades financeiras podem afetar o funcionamento do negócio, impedir o desenvolvimento e tornar a empresa menos competitiva. Há riscos, inclusive, de que seja inviável manter as atividades. Percebeu como o fechamento de caixa é importante?
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Descubra 5 dicas para evitar prejuízos no fechamento do caixa
Você já sabe por que fazer o fechamento de caixa. Mas como fazer isso com maior eficiência?
Para realizar essa tarefa de forma adequada, preparamos 5 dicas que deixarão o processo mais simples. Confira!
1. Defina os responsáveis
O primeiro passo para fazer o fechamento do caixa é definir os responsáveis pela tarefa. Porém, essa escolha dependerá do porte do empreendimento. Se a sua empresa tem mais de um operador, por exemplo, é possível deixar cada pessoa responsável pelo próprio caixa.
Também pode ser interessante estabelecer um colaborador para fazer a consolidação dos resultados. Você mesmo pode assumir essa tarefa no final do expediente, se assim desejar. Contudo, é fundamental que todos conheçam suas responsabilidades no processo.
2. Registre as informações
O próximo passo é entender que o fechamento de caixa começa antes mesmo do expediente iniciar. Parece confuso? Na prática, é preciso acrescentar o valor da previsão de gastos para o dia. Em seguida, é preciso registrar o saldo inicial do caixa.
Depois, todas as movimentações de dinheiro realizadas ao longo do dia devem ser anotadas. Ou seja, é importante anotar todas as entradas e as retiradas de dinheiro. No segundo caso, é interessante indicar quem fez e o motivo.
Quanto mais informações você incluir nessa etapa, mais fácil será chegar no valor de conferência correto.
3. Confira todos os valores
Essa é uma das etapas mais importantes do processo. Ao final do expediente, confira se as receitas e despesas registradas estão de acordo com os valores realmente adicionados ou retirados. Se for o caso, os operadores podem fazer essa conferência a cada troca de turno, visando melhores resultados.
O objetivo é conseguir identificar mais rapidamente possíveis erros e evitar prejuízos financeiros. Uma dica é guardar os comprovantes dos pagamentos realizados com cartão de crédito, por exemplo.
Essas vendas devem ser apontadas como debitadas. Elas contam como transações, mas os valores só ficam disponíveis no caixa da empresa quando os pagamentos são efetuados, certos?
Vale ressaltar que esse é um dos motivos pelos quais alguns valores podem aparecer acima do esperado no fechamento de caixa. Então vale redobrar a atenção ao registrar uma venda a prazo.
4. Conclua o fechamento do caixa
Se você realizou corretamente todas as etapas anteriores, fica mais fácil realizar o fechamento de caixa. Nesse momento, basta somar todos os dados e conferir com o saldo inicial informado na abertura.
Em casos de divergências, é preciso tentar identificar a fonte do erro. Além disso, vale pensar em estratégias que ajudem a reverter o quadro. Assim, você evita que os problemas se acumulem e que o resultado seja o prejuízo financeiro.
5. Utilize a tecnologia a seu favor
Você já utiliza a tecnologia na rotina da sua empresa? A depender da forma como o seu negócio opera, fechar o caixa manualmente pode não ser interessante. Esse procedimento pode consumir muitos recursos e o trabalho manual aumenta as chances de erros.
Além disso, o acesso a ferramentas digitais está cada vez mais simples. Portanto, vale considerar usar a tecnologia a favor do seu empreendimento. Com o auxílio de um sistema de gestão financeira, por exemplo, é possível otimizar tarefas e tornar o dia a dia empresarial mais eficiente.
Com essas 5 dicas, você pode fazer um fechamento de caixa evitando erros e prejuízos. Ao fazer parte da rotina, o procedimento permite tomar decisões estratégicas, favorecendo os resultados do seu negócio.
Gostou de saber mais sobre o assunto? Aproveite para aprender o passo a passo para otimizar o seu fluxo de caixa diário!
