O fechamento mensal é uma tarefa indispensável para qualquer organização. Isso porque ele permite a você ter um maior controle sobre todas as operações financeiras da empresa. Logo, é possível verificar se as movimentações estão corretas.
Esse procedimento depende da comparação entre os relatórios contábeis e financeiros de um negócio. Porém, para que o fechamento cumpra com sua função, é preciso buscar maneiras de fazer o processo de maneira eficiente.
Neste artigo, você aprenderá 5 dicas para realizar um fechamento mensal ideal. Confira!
O que é fechamento mensal?
Antes de aprender como realizar um fechamento mensal, você precisa entender no que consiste esse processo. Na contabilidade, esse é um procedimento que consiste em checar todas as transações financeiras ocorridas no mês anterior.
Isso é feito principalmente para garantir que os dados contábeis de uma empresa estejam precisos e completos. Desse modo, o gestor pode tomar decisões mais informadas. Afinal, o procedimento oferece informações atualizadas sobre as finanças, permitindo fazer escolhas conscientes.
Ao realizar esse procedimento, também é possível identificar divergências entre os registros. Com isso, o profissional pode encontrar problemas em tempo hábil para serem resolvidos, evitando consequências graves para o negócio.
Além disso, o fechamento mensal permite ao gestor se certificar de que as operações financeiras ocorreram conforme o previsto no planejamento estratégico da empresa. Assim, ele será capaz de medir o progresso em direção aos objetivos organizacionais.
Ainda, a prática ajuda a manter um fluxo de caixa mais saudável. Ao ter um maior controle sobre as movimentações financeiras, fica mais fácil identificar áreas que precisam de melhorias para não comprometer a saúde financeira do negócio.
Por fim, o fechamento mensal pode contribuir com a simplificação e aceleração de outros procedimentos contábeis, como uma auditoria financeira. Desse modo, a empresa pode provar mais facilmente que as normas e exigências legais estão sendo cumpridas.
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Quais informações devem estar no fechamento do mês?
Para realizar o fechamento mensal, o gestor deve fazer uma revisão completa das movimentações financeiras do negócio em determinado mês. Para tanto, o processo envolve o trabalho conjunto do setor contábil e financeiro de uma organização.
Nesse processo, o contador deve confrontar as informações contidas nos relatórios contábeis com os registros realizados e enviados pelo administrador financeiro. Esses dados podem ser obtidos, entre outras possibilidades, por meio dos seguintes documentos:
- contábeis: demonstração do resultado do exercício (DRE), balanço patrimonial (BP), fluxo de caixa, demonstração de lucros ou prejuízos acumulados (DLPA);
- trabalhistas: folha de pagamento, guia de recolhimento Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), notas emitidas a prestadores de serviços autônomos e contribuições sindicais;
- fiscais: comprovantes de pagamento de impostos — como o DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais);
- financeiros: extratos bancários, contratos com fornecedores, faturas de cartão de crédito, valores recebidos de clientes, promissórias e descontos de duplicatas.
Por se tratar de um processo que envolve um alto nível de detalhamento e volume de informações, é importante criar uma lista de checagem. Desse modo, você tem condições de garantir que nada seja esquecido — afinal, a falta de dados comprometeria a eficácia do fechamento mensal.
Como realizar um fechamento mensal ideal com 5 dicas?
Agora que você sabe quais informações deve conter no fechamento do mês, é o momento de aprender como realizar esse procedimento.
Por isso, veja 5 dicas que devem ser colocadas em prática!
1. Mapeie o processo
A primeira dica é mapear todo o processo existente no setor financeiro. Desse modo, fica mais fácil definir e distribuir previamente as tarefas que devem ser realizadas no fechamento mensal pelo departamento contábil.
Alguns exemplos são:
- gerenciamento dos recursos;
- controle de cobrança ao cliente;
- monitoramento do fluxo de caixa;
- análise de contas a receber e a pagar;
- emissão e conferência de notas fiscais;
- conciliação financeira — cartões, pagamentos, recebíveis etc.
2. Defina os responsáveis
Para realizar o fechamento mensal ideal, é preciso também definir os colaboradores que participarão do processo e o líder responsável por coordenar a tarefa. Ao fazer a escolha, considere as atividades a serem realizadas.
A partir dessa informação, ficará mais fácil definir quais funcionários precisarão atuar na realização do fechamento. Além disso, é possível delegar funções conforme as competências de cada um e compartilhá-las com o time para que todos saibam seus papéis no processo.
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3. Monte um cronograma
Outra dica para fazer um fechamento mensal é montar um cronograma para organizar os prazos de um projeto. Dessa forma, os envolvidos têm uma visão clara sobre a data de entrega de suas tarefas.
Para isso, algumas ações são necessárias, como descrever as atividades a serem realizadas e quantificar o tempo gasto com cada uma delas. Ademais, é fundamental conhecer o prazo de início e término do projeto.
Isso permite a você criar um cronograma com tempo hábil para a realização do fechamento mensal. Ainda, é importante prever no seu planejamento um espaço livre para imprevistos — visando evitar atrasos na entrega ou sobrecargas que possam comprometer a qualidade do trabalho.
4. Estruture a comunicação entre a contabilidade e o financeiro
Como você viu, o fechamento mensal é um procedimento que envolve tanto o setor contábil quanto o financeiro. Afinal, o contador é o responsável por realizar o fechamento mensal a partir dos documentos coletados e enviados pela equipe de finanças.
Portanto, é necessário estruturar a comunicação entre os dois departamentos para tornar o processo mais eficiente — especialmente se a contabilidade for externa à organização. Nesse momento, vale contar com o auxílio da tecnologia para facilitar a troca de informações.
5. Acompanhe e conclua o fechamento mensal
Se você realizou corretamente as etapas anteriores, a empresa estará pronta para realizar o fechamento mensal no tempo certo. Durante a execução das atividades, é fundamental se certificar de que todas as tarefas estão sendo cumpridas corretamente e no prazo planejado.
Para facilitar o acompanhamento, vale ter uma lista de checagem das rotinas. Antes de concluir o processo, vale criar um relatório com as informações mais relevantes e realizar uma análise ou reunião de encerramento para avaliar o que pode ser melhorado no próximo fechamento.
Com essas 5 dicas, você pode fazer um fechamento mensal ideal para sua empresa. Então será possível tomar decisões estratégicas, favorecendo os resultados do seu negócio. Portanto, não deixe de colocar essas sugestões em prática!
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