O XML é o arquivo digital da nota fiscal eletrônica (NFe). Assim, além de reduzir custos para as empresas, possui uma elevada importância para vendedor e comprador.
As tarefas burocráticas são parte da rotina das empresas e é importante que sejam feitas com atenção, pois envolvem diversas implicações legais. As falhas no processo podem ocasionar transtornos jurídicos e administrativos, portanto é essencial assegurar as melhores práticas para a gestão do negócio.
NFe, XML e Danfe: o que são?
A NFe (nota fiscal eletrônica) é um documento emitido em qualquer transação de compra, venda, contratação de serviços e circulação de mercadorias em território nacional. A emissão da NFe gera o arquivo XML da nota fiscal e o documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe).
O arquivo XML é a nota fiscal em versão digital, este arquivo contém os dados da nota emitida e atende ao padrão nacional de escrituração fiscal. Através do Arquivo XML, a Secretária da Fazenda (Sefaz) autoriza ou rejeita a emissão da nota, e assim, define se a transação segue todas as normas requeridas pela legislação.
O Danfe (documento auxiliar), por sua vez, é exigido estar impresso junto às mercadorias sempre que há circulação das mesmas, enquanto o arquivo XML não possui esta exigência. Assim, a empresa emissora é responsável por disponibilizar o arquivo digital ao cliente. Ainda, uma das vantagens da versão digital é a possibilidade de reduzir os custos de impressão de notas.
Importante: Tanto vendedor quanto comprador devem armazenar os arquivos XML da nota fiscal pelo prazo de pelo menos cinco anos, estes registros podem ser solicitados pela receita federal e a não apresentação pode provocar penalizações. Desse modo, é importante ficar atento às exigências fiscais e garantir uma boa organização dos seus arquivos.
Como emitir NFe e o arquivo XML da nota fiscal?
Para emitir, é necessário cadastrar-se na Secretária de Estado da Fazenda (Sefaz) e contar com um certificado digital para gerar a NFe e o arquivo XML.
Este certificado confirma a autenticidade do documento, e deve ser adquirido junto a uma autoridade certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). Dessa forma, é recomendado o uso de um sistema emissor capaz de gerar e armazenar as informações.
Lembre-se de sempre verificar a versão do seu arquivo XML, emitindo a versão mais atual disponível!
DICA: Um software de Gestão Financeira apropriado consegue emitir e realizar o download automaticamente dos arquivos XML e da nota fiscal. Assim, é possível otimizar o controle fiscal da empresa.
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