Nos últimos anos, o cenário empresarial tem sido moldado pela crescente presença de microempreendedores individuais (MEIs).
Essa modalidade de negócio tem se revelado uma porta de entrada acessível e vantajosa para empreendedores que desejam formalizar suas atividades e conquistar seu espaço no mercado.
No entanto, junto com os benefícios, vêm as responsabilidades como a emissão de nota fiscal MEI. Embora possa parecer uma tarefa intimidante, o processo pode ser descomplicado quando se entende os passos e os recursos disponíveis.
Neste artigo, vamos te ensinar como emitir nota fiscal MEI, destacando os pontos-chave e oferecendo um guia prático para que você possa cumprir essa obrigação fiscal de maneira tranquila e eficiente.
Se você é um MEI que busca clareza e facilidade, continue a leitura para obter insights valiosos. Vamos lá?
O que é nota fiscal de serviço?
A Nota Fiscal de Serviço (NFS-e), é um importante documento com validade jurídica que desempenha um papel essencial no registro das transações de serviços realizadas por empresas.
Parecida com a Nota Fiscal Eletrônica de Produtos (NF-e), a NFS-e tem o propósito de documentar as operações comerciais, mas seu foco é exclusivo em serviços prestados.
Cada vez que uma empresa fornece um serviço, é necessário emitir uma nota fiscal para formalizar a transação.
Esse documento conta com diversas informações importantes, incluindo o valor da transação, as partes envolvidas, os impostos específicos relacionados, entre outros detalhes.
Veja um exemplo prático para te ajudar a entender melhor o conceito: imagine uma empresa que oferece serviços de consultoria em marketing digital. Quando ela fecha um contrato para prestar serviços a um cliente, ela é obrigada a emitir uma nota fiscal de serviço.
Nessa nota, serão registrados detalhes como o valor da consultoria, o nome do cliente, o tipo de serviço prestado e ainda, o cálculo e registro do Imposto Sobre Serviços (ISS).
Vale salientar que a responsabilidade de recolher o ISS recai sobre o município onde o serviço foi prestado. Assim, empresas que oferecem serviços precisam estar inscritas na prefeitura local e utilizar o sistema providenciado por ela para emitir suas NFS-e.
Atualmente, todas as empresas que atuam na prestação de serviços no Brasil têm a obrigação legal de emitir a nota fiscal de serviço como parte de sua conformidade fiscal.
No entanto, existe uma exceção para quem é Microempreendedor Individual (MEI), que tem regras específicas a respeito da emissão desse tipo de documento.
📖 Leia também: Nota fiscal e cupom fiscal: qual a diferença?
MEI precisa emitir nota fiscal?
Conforme estabelecido pela Lei Geral das Micro e Pequenas Empresas, no cenário de vendas de produtos ou serviços para pessoas físicas, a emissão de notas fiscais não é obrigatória para os MEIs, a menos que o cliente solicite.
No entanto, o cenário é diferente quando o cliente é uma empresa com CNPJ. Nesse caso, a emissão da nota fiscal MEI torna-se obrigatória.
Apesar da não obrigatoriedade em certos cenários, essa prática conta com muitas vantagens.
O processo de emitir nota fiscal não apenas comprova o serviço ou produto fornecido, mas também desempenha um papel fundamental no acompanhamento do faturamento da empresa. Inclusive, acaba sendo muito útil na declaração anual de impostos.
A utilidade da nota fiscal como ferramenta de registro e controle não é o único benefício. A nota também proporciona segurança tanto para os clientes quanto para o empreendedor . Isso porque ela assegura que os produtos estão devidamente regularizados e oficialmente registrados.
Em resumo, o MEI não está vinculado à obrigatoriedade de emitir nota fiscal para seus clientes finais, exceto quando solicitado em casos de transações com pessoas físicas.
A obrigação principal surge quando as transações envolvem empresas ou órgãos públicos. Isso independe do valor, serviço ou contrato.
Quais os tipos e como emitir nota fiscal MEI?
Antes de aprender o passo a passo completo de como emitir nota fiscal, separamos os tipos de notas fiscais que um MEI pode emitir. Confira:
Nota Fiscal Avulsa (NFA)
A Nota Fiscal Avulsa é um documento emitido individualmente e é frequentemente utilizado por empreendedores que não realizam operações comerciais de forma regular. Embora seja o tipo mais simples, nem todos os estados oferecem esse tipo de nota.
Ela pode ser emitida para registrar operações de venda de produtos ou prestação de serviços. Além disso, também possui os mesmos elementos e informações que uma nota fiscal tradicional, como o nome e CPF/CNPJ do emissor e do destinatário, a descrição dos produtos ou serviços, os valores envolvidos, os impostos incidentes, entre outros.
💡 Saiba mais: Quanto custa emitir uma nota fiscal avulsa?
Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)
A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica é emitida de maneira eletrônica e gratuita. A disponibilidade dessa versão digital varia de estado para estado, sendo importante verificar com a Secretaria da Fazenda local.
Nota Fiscal de Produto Eletrônico (NF-e)
A nota fiscal eletrônica é o registro das vendas de produtos e está diretamente relacionada à cobrança do Imposto de Mercadorias e Serviços (ICMS).
Para MEIs que lidam com venda de produtos, a emissão de NF-e está ligada à Secretaria da Fazenda de cada estado. Caso opte por essa opção, o MEI deve cumprir os mesmos requisitos de uma empresa não optante pelo MEI.
Nota Fiscal de Serviço Eletrônico (NFS-e)
A NFS-e é o documento que valida a prestação de serviços e sua emissão é regulamentada pelas prefeituras. Ela é aceita em todo o país. O MEI pode emitir a NFS-e no portal da nota fiscal de serviço eletrônica gratuitamente, tanto pelo computador quanto pelo aplicativo NFSe Mobile.
Vale salientar que, a partir de 1º de setembro de 2023, a NFS-e só poderá ser emitida através desse sistema nacional, não mais pelos sistemas municipais.
A emissão da NFS-e permanece opcional para serviços prestados a pessoas físicas, sendo obrigatória apenas em transações com outras empresas.
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A NFC-e substitui o cupom fiscal, sendo uma opção totalmente eletrônica para documentos fiscais em papel. É utilizada para registrar vendas diretas a consumidores finais.
Nota Fiscal de Importação
A Nota Fiscal de Importação é relevante para empreendedores que trabalham com mercadorias importadas. Diferente das outras, ela é emitida pela pessoa que adquiriu a mercadoria, não pelo vendedor.
Cada tipo de nota fiscal apresenta particularidades em relação à tributação e à movimentação de produtos.Por isso, é preciso entender bem as implicações e exigências relacionadas a cada uma. Assim, você pode tomar decisões informadas sobre qual é a mais adequada para a sua atividade comercial.
O MEI pode emitir nota fiscal impressa e eletrônica?
Sim, o MEI pode emitir tanto a nota fiscal impressa quanto a eletrônica.Para os MEIs que escolhem utilizar blocos de notas fiscais impressos, existe um processo específico a ser seguido.
Primeiro, é necessário solicitar a Autorização de Impressão de Nota Fiscal (AIDF). Essa solicitação pode ser feita junto à Secretaria da Fazenda municipal, no caso de prestação de serviços, ou junto à Secretaria Estadual da Fazenda, no caso de vendas ou serviços que abrangem mais de um município.
Com a autorização de impressão de nota fiscal em mãos, o MEI está apto a dar continuidade ao processo. Nesse ponto, cabe a ele decidir qual gráfica será encarregada de produzir os blocos de nota fiscal MEI.
Para emitir nota fiscal eletrônica MEI, é necessário seguir duas etapas importantes:
- Credenciamento na Secretaria da Fazenda (Sefaz): essa etapa formaliza a inclusão do MEI no sistema governamental, permitindo a emissão de notas fiscais eletrônicas;
- Solicitação do certificado digital: o certificado digital é obtido por meio de empresas credenciadas e garante autenticidade e segurança nas transações online.
💡Saiba mais: Extrato MEI: o que é?
Nota fiscal MEI: como emitir?
Agora que você já sabe como funcionam os principais tipos de notas fiscais. Vamos ao passo a passo do processo:
Credenciamento na Secretaria da Fazenda
Comece realizando o credenciamento do seu negócio na Secretaria da Fazenda do estado onde ele está localizado.
Esse processo pode variar entre regiões, em alguns estados, é possível fazer o credenciamento online, enquanto em outros, é preciso comparecer presencialmente.
O ideal é entrar em contato com a secretaria para obter informações claras sobre o procedimento de credenciamento específico para sua localidade.
Acesso ao Portal do MEI
Acesse o Portal do Empreendedor, que é o site oficial do governo brasileiro para os MEIs. Você pode acessá-lo clicando aqui.
Login
Clique na opção “MEI – Microempreendedor Individual” e depois selecione “Já sou”. Insira seu CNPJ e o código de acesso, que é gerado no momento em que você se registra como MEI. Se você não tiver o código de acesso, é possível gerá-lo no próprio portal.
Acesso ao menu de emissão de nota fiscal
Após o login, vá até a opção “Emitir nota fiscal”, geralmente localizada no menu principal ou em uma seção específica relacionada às obrigações do MEI.
Preenchimento dos dados da nota fiscal
Nesse passo, você precisará preencher informações como:
- Dados do cliente (CPF ou CNPJ);
- Descrição detalhada dos produtos ou serviços prestados;
- Valores dos produtos ou serviços;
- Impostos incidentes (se aplicável);
- Data de emissão da nota fiscal.
Revisão dos dados
Certifique-se de que todos os dados estão corretos e revisados. Erros na emissão da nota podem causar problemas futuros.
Emissão da nota fiscal MEI
Após revisar os dados, clique no botão de emissão. O sistema geralmente gerará um número único para a sua nota fiscal, que servirá como comprovante de emissão.
O que é preciso fazer após emitir nota fiscal MEI?
Para se manter regularizado como MEI de forma regularizada, você precisa se atentar a alguns pontos:
Pagamento mensal
Efetue um pagamento mensal que varia de R$66 a R$72 – a depender da sua atividade (indústrias, serviços ou comércio).
Esse valor, baseado no salário mínimo nacional, é recolhido através do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), abrangendo contribuições para Previdência Social (INSS), ICMS e ISS.
Certificado digital
Para certas transações eletrônicas, usar o certificado digital, cuja validade varia de 1 a 5 anos, dependendo do tipo escolhido pelo MEI.
Obrigações fiscais
Emita notas fiscais quando necessário e se mantenha atualizado sobre mudanças nas regulamentações fiscais, assegurando a conformidade legal.
Cadastro atualizado
Mantenha os dados cadastrais atualizados, garantindo a recepção de informações governamentais e a conformidade legal contínua.
Tudo pronto para emitir nota fiscal MEI?
Agora que você possui todas as informações necessárias, está na hora de dar o próximo passo e começar a emitir suas notas fiscais como MEI.
Emitir notas fiscais não envolve apenas regras, é uma maneira de mostrar que você é um empreendedor responsável e confiável. Isso ajuda a manter suas transações em ordem, além de construir uma reputação profissional sólida com seus clientes e parceiros.
Lembre-se de que, embora as regras possam variar de um lugar para outro, os princípios fundamentais permanecem simples: faça os pagamentos mensais corretamente, use o certificado digital quando necessário e esteja atualizado sobre as regulamentações locais.
Quem é MEI está no começo da jornada profissional e com o crescimento constante da empresa, logo precisará se tornar uma micro empresa (ME) ou até mesmo uma empresa de pequeno porte (EPP).
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