Uma das maiores dificuldades dos donos de pequenas e médias empresas é fazer a gestão e planejar o crescimento do negócio ao mesmo tempo. Com o dia a dia cada vez mais cheio de tarefas, é preciso buscar dicas para otimizar a rotina do empreendedor.
Felizmente, é possível contar com a tecnologia para deixar tudo mais prático, rápido e eficiente. Desse modo, com o uso de ferramentas adequadas, surgem oportunidades de aumentar a produtividade na administração e focar na expansão da empresa.
Quer saber como? Continue a leitura! Neste post, você conhecerá 4 ferramentas que facilitarão a sua rotina.
Confira!
Por que é preciso otimizar o dia a dia do empreendedor?
Antes de conhecer as 4 ferramentas para facilitar o seu dia a dia, é interessante que você saiba por que é preciso otimizar a rotina. Entre as causas para o encerramento de muitos negócios estão a desorganização e a burocracia.
Processos mais lentos e burocráticos dificultam a produtividade, fazendo com que os colaboradores gastem muitas horas do expediente com a mesma atividade. Dessa maneira, o custo da mão de obra para realizar uma tarefa pode se tornar muito elevado.
Em contrapartida, utilizando as ferramentas certas, as atividades podem ser feitas em menor tempo, aumentando a produtividade e, consequentemente, a margem de lucro. Para entender melhor, imagine que um funcionário gasta 5 horas semanais para fazer a contagem manual do estoque. Se um software permite automatizar esse processo, é possível eliminar esse tempo de dedicação ou, ao menos, reduzi-lo consideravelmente. Geralmente, quando há automatização nas entradas e saídas, alguns minutos diários são suficientes para a tarefa.
Assim, o tempo restante poderá ser utilizado para realizar outras atividades relevantes para o negócio. Nesse sentido, além de softwares de gestão, existem diversas ferramentas para automatizar a rotina e otimizar o uso do tempo, enquanto diminuem as chances de erros e de retrabalho.
Vale a pena deixar processos manuais para trás?
Como você viu, ao utilizar as ferramentas para otimizar a rotina, a produtividade aumenta e os erros diminuem consideravelmente. Dessa maneira, insistir nos processos manuais pode ser mais um obstáculo que impede o crescimento da sua empresa.
Com a tecnologia, além de deixar o dia a dia mais produtivo, é possível aproveitar diversos benefícios. Por exemplo, divulgar seus produtos ou serviços, se comunicar melhor com clientes e fornecedores, encontrar melhores oportunidades para o negócio, entre outros.
Dessa maneira, investir em ferramentas que deixem o cotidiano da empresa mais eficiente pode ser um diferencial para conquistar o crescimento e manter a competitividade. Afinal, elas permitem que você se dedique a outras tarefas importantes para a expansão do seu negócio.
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4 Ferramentas para otimizar a rotina
Agora que você já sabe as razões pelas quais deve deixar os processos manuais e investir na tecnologia para otimizar a rotina, conheça 4 ferramentas que podem ajudar a sua empresa!
1. Gestão financeira
A gestão financeira é uma das tarefas que exigem maior atenção e organização do empreendedor. Somente assim será possível conhecer melhor os gastos, as receitas e o lucro do negócio para, então, buscar maneiras de aumentar o faturamento.
Nesse sentido, as ferramentas especializadas podem trazer diversos benefícios. Utilizar um software para fazer o fluxo de caixa, por exemplo, facilita a computação dos dados de entrada e saída e o cálculo do patrimônio, que é feito automaticamente.
Ou seja, não será necessário investir horas para realizar cálculos e conferir erros, pois a ferramenta integra dados e mantém todos os registros.
2. Gestão de tarefas
As ferramentas de gestão de tarefas servem para organizar a rotina e definir prioridades. Desse modo, ajudam a otimizar o tempo e as entregas das pendências. O Trello, por exemplo, é um aplicativo em que é possível criar um checklist de todas as atividades ou etapas de um processo.
Existem diversas soluções semelhantes, que permitem organizar tarefas, incluindo colaboradores e responsáveis por cada etapa. Assim, cada um fica ciente de sua responsabilidade e consegue acompanhar o andamento dos processos.
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3. Comunicação interna
Uma boa comunicação interna é fundamental para o bom andamento da rotina. Afinal, qualquer ruído nessa interação pode resultar em problemas. Para ajudar nessa questão, existem ferramentas especializadas na comunicação interna.
Um dos exemplos é o Slack — um programa que promove a comunicação entre os colaboradores de forma simplificada. Com ele a equipe pode trocar mensagens, compartilhar arquivos e gerar discussões em grupo.
Como é voltado para fins corporativos, torna o diálogo mais profissional do que outros aplicativos de mensagens instantâneas. No entanto, vale destacar que existem outras ferramentas semelhantes, então vale consultar as alternativas do mercado para identificar as mais alinhadas ao seu negócio.
4. Gestão contábil
A parte de contabilidade de uma empresa também merece muita atenção para evitar erros. Em pequenas e médias empresas, é comum que diversas tarefas sejam feitas pelo próprio empreendedor. Com isso, toma muito tempo do proprietário.
Por meio de plataformas de gestão contábil, é possível controlar a folha de pagamento, definir pró-labore e emitir notas fiscais. Tudo isso com o suporte de um contador responsável para realizar as tarefas que exigem a atuação do profissional.
Dessa maneira, o dono ganha mais tempo para se concentrar em outras áreas do negócio, enquanto também otimiza o compartilhamento dos dados.
Como começar a utilizar essas ferramentas?
Após conhecer 4 ferramentas para otimizar a rotina do seu negócio, é importante que você compreenda como começar a utilizá-las. Nesse contexto, existem algumas dicas que podem ajudar o empreendedor.
Confira!
Entenda as necessidades do seu negócio
Primeiramente, é preciso entender quais são as necessidades do seu negócio. Sendo assim, defina em quais setores o trabalho pode ser simplificado por meio da tecnologia. Sabendo quais são as urgências, escolha as ferramentas que mais atendem à sua empresa.
Aplique treinamento
O treinamento é uma etapa importante da implementação das ferramentas na empresa. Afinal, esses recursos serão pouco eficientes se mal utilizados ou se a equipe não entender o seu funcionamento ou a relevância para a rotina e os resultados obtidos.
Monitore a utilização das ferramentas
Após a implementação das ferramentas na empresa, é fundamental que você monitore a utilização delas. Entenda como elas são úteis para o seu negócio, se os colaboradores estão conseguindo usá-las e se estão oferecendo resultados positivos.
Ao longo deste post, você pôde conferir dicas sobre 4 ferramentas interessantes para o empreendedor otimizar a rotina. Agora, pode colocá-las em prática para potencializar a produtividade da sua empresa.
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