Ter o controle financeiro de um negócio é fundamental para sua sustentabilidade e crescimento. Nesse cenário, uma gestão de contas a pagar eficiente pode ser um elemento-chave para o sucesso da administração.
Essa atividade é a responsável por controlar e gerir toda a saída de capital das empresas — desde os salários até as obrigações tributárias. Por isso, encontrar formas de otimizar esses pagamentos ajuda a evitar uma série de contratempos no futuro.
Neste artigo você entenderá a importância do contas a pagar no seu negócio. Além disso, também encontrará 3 dicas práticas para otimizar esse processo. Acompanhe!
Qual a importância de uma boa gestão de contas a pagar?
Muitos empresários acreditam que o contas a pagar se limita a controlar os boletos de um negócio. No entanto, essa atividade vai muito além. Aliada a uma boa administração, ela pode facilitar o crescimento de uma empresa — não importa o seu tamanho.
Imagine, por exemplo, que você precise contratar um novo fornecedor para o seu negócio. Entretanto, ao avaliar com o financeiro, não havia um documento onde fosse possível visualizar o caixa disponível para aquela nova aquisição.
Essa falta de organização pode ser o motivo de um endividamento da empresa no futuro. Portanto, o contas a pagar deve ser o responsável por esse controle.
A atividade dele não se limita a pagar despesas antes do seu vencimento, também é preciso:
- organizar a administração de contas;
- visualizar a situação financeira do negócio;
- possibilitar novos investimentos;
- negociar custos com fornecedores.
A estrutura do setor é fundamental para qualquer tipo de negócio. Contudo, o seu impacto em micro, pequenas e médias empresas consegue ser ainda maior. Afinal, esse controle financeiro permite uma aplicação estratégica dos recursos, possibilitando a sobrevivência e o crescimento.
Além disso, o controle das contas permite otimizar diversas tarefas, como a gestão dos gastos da empresa. Dessa forma, um setor de contas a pagar pode reduzir custos na organização ao monitorar todas as saídas e apontar possíveis incongruências.
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Quais os riscos em negligenciar esse processo?
Como você viu, uma boa administração de contas a pagar é indispensável para o crescimento de um negócio. Dessa forma, negligenciar essa área traz riscos relevantes, como:
- pagamentos duplicados;
- multas por atraso nas contas;
- impactos negativos na reputação da empresa;
- dificuldade para prevenir, perceber e resolver problemas;
O primeiro item da lista é um dos principais riscos de uma má gestão de contas a pagar. Isso acontece porque a falta do controle pode fazer com que o mesmo boleto seja pago mais de uma vez. Consequentemente, além dos impactos nas finanças, há o esforço para recuperar esse valor.
Atrasar uma conta, por sua vez, pode ser tão danoso quanto pagá-la duas vezes. Esse atraso pode acarretar multas para a sua organização — e sem a possibilidade de ressarcimento, como no item acima.
Além disso, essa má administração pode ser responsável por trazer impactos negativos para a imagem da empresa no mercado. Diante de problemas, pode ser difícil, por exemplo, encontrar novos fornecedores ou manter as contas — podendo levar o negócio à falência.
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Quais as 3 dicas para otimizar essa área?
Agora você já entende a importância do contas a pagar e, principalmente, os riscos de não ter esse controle. Para evitá-los, existem 3 boas práticas que toda empresa pode colocar em prática.
Confira!
1. Organização de todas as finanças
O primeiro passo para ter um controle mais eficiente no negócio está na organização das finanças. Isto é, monitorar todas as movimentações da empresa, tanto de entrada quanto de saída. Essa visualização será essencial para a administração do setor.
Para isso, é fundamental alinhar o contas a pagar com o contas a receber — o setor responsável por administrar a entrada de capital no seu negócio. Dessa forma, o gestor consegue controlar e gerir as finanças com mais clareza.
Uma planilha simples já pode ser suficiente para ajudar uma micro ou pequena empresa nesse processo. Nela, é possível adicionar todas as contas e definir uma ordem de pagamento para todos. Assim, já se cria um melhor controle.
No entanto, enquanto a empresa for crescendo e novas despesas forem surgindo, uma sugestão é automatizar o processo. Você pode contar com um software de gestão que fique responsável por otimizar o monitoramento e pagamento.
2. Acompanhamento dos prazos
Além de organizar todas as contas a pagar, outro passo também se faz necessário: o acompanhamento dos prazos. Isso significa que a equipe deve ter um conhecimento de todas as datas de vencimento para evitar multas.
Uma alternativa interessante para as despesas fixas é deixá-las no débito automático ou com pagamento agendado. Esse processo facilita o gerenciamento das demais contas da empresa.
O acompanhamento dos prazos também pode possibilitar uma redução de custos de longo prazo. Afinal, determinadas contas podem apresentar descontos em pagamentos antecipados, o que é positivo para a saúde do negócio.
Outro ponto de destaque são as condições especiais. Alguns pagamentos, por exemplo, possibilitam o seu parcelamento sem juros ou mesmo descontos para pagamentos à vista. Por isso, conhecer as oportunidades será benéfico para otimizar a gestão de contas a pagar.
3. Padronização dos processos
Criar rotinas e estabelecer processos internos é fundamental para facilitar a administração de uma empresa. Por isso, a padronização é a terceira boa prática em contas a pagar. Ela pode ser colocada em prática ao criar uma estratégia para a equipe ter um melhor controle sobre os pagamentos.
Nesse cenário, o importante é alinhar os dois pontos que você viu acima: organização e acompanhamento. É possível, por exemplo, desenvolver um guia com orientações sobre como cada setor pode solicitar um tipo de pagamento — facilitando a organização do time.
Dessa forma, o setor consegue se estruturar para:
- minimizar as chances de erros;
- simplificar o controle de pagamentos;
- encontrar oportunidades para reduzir custos
Como vimos, o controle de contas a pagar é uma atividade essencial em todo tipo de negócio. Quando se trata de micro, pequenas e médias empresas, esse processo pode ter um destaque ainda maior. Por isso, vale a pena entender como otimizá-lo.
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